Si estás pensando en montar tu nueva oficina o te vas a cambiar a un nuevo local, seguro que hay muchas cosas que estás pensando para mejorar la productividad del equipo. Entre estas cuestiones, hay que prestar especial atención en el almacenaje.

Por eso, en este artículo os queremos hablar sobre todo lo que necesitas saber sobre el almacenaje de la oficina, tal y como es el tipo de almacenaje que te puede ser más útil y las cualidades  de cada uno de sus sistemas.

Como bien sabéis, es fundamental tener una buena organización en la oficina, que siempre sea ordenada, ya sea para que los empleados trabajen de forma cómoda y eficiente, como para dar una imagen adecuada a los posibles clientes que se acerquen a tus instalaciones.

De esta forma, la acumulación de papeles, como facturas y otros documentos de interés, tienen que ser guardados ordenadamente. Así, a pesar de la consabida digitalización de los negocios, el papel sigue siendo fundamental.

Almacenaje, clave en la eficiencia de una oficina

Pues sí, el almacenaje es clave para conseguir una mayor productividad, dentro de las tareas de la oficina. No en vano, el desorden es una de las mayores causas que explican la baja productividad de algunos negocios.

Cuando hablamos del almacenaje, la principal función que tiene es la de ordenar multitud de documentos, bajo una serie de requisitos. Por ejemplo, si se tratan de documentos vinculados a la contabilidad, lo mejor es que se organice por años o trimestres y así acceder a ellos, en caso de necesitarlo.

Este tipo de almacenamiento tiene que cumplir un objetivo concreto, ya sea por tipo de documentos o de elementos que deseemos guardar, además de la accesibilidad a los mismos, según el uso.

Por ejemplo, no es lo mismo un archivador, donde guardamos documentos con clientes que necesitamos revisar periódicamente, que una estantería donde colocamos elementos para el office. Obviamente, los primeros deberán de estar cerca de nuestro puesto de trabajo, mientras que garrafas de agua pueden estar almacenadas en una despensa.

Tipos de almacenaje de una oficina

Sabiendo todo esto, podemos distinguir varios tipos de almacenaje y que pueden encajar perfectamente con una oficina u otro tipo de negocio, como vamos a ver a continuación.

Estanterías

Las estanterías son uno de los mejores elementos para poder almacenar. De eso, no cabe la menor duda, tanto para oficinas, como para un hogar. Esto se debe a que mediante un sencillo mueble, consigues crear un espacio vertical donde acumular multitud de archivadores, libros y objetos decorativos.

De hecho, se trata de una de sus principales ventajas, la gran capacidad de almacenaje que tiene, pero también es realmente interesante, desde el punto de vista de la iluminación, sobre todo si es una estantería divisora y por cajones, no enclaustrada en la pared, puesto que permite el paso de la luz.

Además, permite ver, desde el primer momento cada uno de los documentos almacenados, por lo que es mucho más rápido encontrar lo que estás buscando. Entre las desventajas, por un lado, que podemos encontrar, es que no se puede guardar cualquier documento. Por ejemplo, un documento confidencial o que exclusivamente deba de ver una persona en concreto, no debería de estar al alcance de cualquiera, tiene que estar mejor protegido.

Asimismo, hay que tener en cuenta que en las estanterías se acumula mucho más polvo, por lo que es un mueble que exige de mayor limpieza y cuidado que otros tipos de almacenaje de archivos.

Armarios archivadores

Si hablamos de un mobiliario de oficina que aguante el paso del tiempo y que sea único para el almacenamiento, está claro que los armarios archivadores son una de las mejores elecciones que podemos tomar, para tener en orden nuestra oficina.

Los armarios archivadores son ideales para ser colocados en diferentes departamentos, con el fin de que cada uno de los componentes de dicho departamento, tenga un acceso fácil a los documentos.

Si estás buscando armarios archivadores de cualquier tipo, recuerda que en Ballarol contamos con una amplia gama de armarios para oficina, ¡consúltanos!

Cajoneras de oficina

Si los armarios archivadores son perfectos para que lo use cualquier empleado de la oficina, para el uso individual, en cada uno de los puestos, la mejor elección puede ser una cajonera.

Se trata de un pequeño compartimento que se puede incluir en cada puesto de trabajo, por lo que el empleado podrá guardar ahí toda la documentación necesaria que corresponda únicamente a su labor. Algunas cajoneras, además, tienen llave, por lo que puede ser ideal para proteger ciertos documentos.

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Estanterías Metálicas

Los tipos de almacenaje que os hemos presentado anteriormente pueden ser incluidos en la oficina o en el local, a la vista de empleados y clientes. Sin embargo, no cabe duda de que hay otras formas de almacenar, en la trastienda,  que pueden dar unos resultados excepcionales y que, al no estar de cara al público, no tienen que lucir tanto.

En este sentido, una forma perfecta para poder almacenar es con una estantería metálica, ya que tiene una gran resistencia y que puede servir para guardar productos u objetos de mayor tamaño que no deben de mostrarse en la propia oficina y que es mejor guardar en una despensa. Antes, por ejemplo, hemos hablado de garrafas de agua que podemos almacenar aquí, pero puede ser útil, de la misma forma, para comercios, donde poder guardar productos que no mostremos en escaparate y que puedan ser muy abultados por ejemplo. ¡Tiene un sinfín de utilidades!

Como puedes ver, existen muchas formas de almacenamiento en una oficina y todas ellas persiguen un objetivo distinto, por lo que conseguir el equilibrio adecuado asegurará un orden perfecto en nuestra labor del día a día.